Fake it till you expense it & Business Warlords

Hier ist Fabian von WTF?! und das sind unsere Themen heute:

• Fake Expenses mit KI - was bedeutet das für's Spesenmanagement und

• Was bedeutet der Einstieg von EQT in WTS für die deutsche Steuerberatung?

Wir wünschen viel Spaß und freuen uns über euer Feedback!

Letzte Woche war es so weit, nach dem alle privaten Fotos durch-ge-ghiblid wurden (keine Ahnung ob das schon Teil des Dudens ist - für alle die hinter'm Mond Leben, ChatGPT kann jetzt so gut wie jedes hochgeladene Bild in einen anderen Stil überführen - von Disney, Tim & Struppi zu japanischem Anime) hat sich das LinkedIn schlagartig gefüllt mit warnenden Beispielen, wie einfach sich doch Belege mit ChatGPT fabrizieren lassen.

Wir haben den Test gemacht - es stimmt.

Bedeutet das den kompletten Kontrollverlust in der Spesenabrechnung?

Wahrscheinlich nicht.

Die Datenlage zu Spesenbetrug ist relativ dünn, aber wir haben uns angeschaut, was verfügbar ist (hauptsächlich aus Concur Archiven - danke, liebe SAP)

Hier die Top-3 Gründe, laut der SAP-Studie "Verdeckte Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstöße":

1. Als "kleiner Ausgleich für nicht bezahlte Überstunden" - 20% der Befragten (fraglich ist, ob 20% zu den 100% Spesenbetrügern gehören, aber so tief waren wir nicht in der Materie (-> check your all-in Vertrag

2. Ausgleich für Mehrausgaben im Homeoffice -19% der Befragten entweder alle zurück in's Büro beordern oder Homeoffice-Zuschüsse

3. Betrugsmenge ist ja "eh nicht so viel" - 18%

Also eine Mischung aus passiv-aggressiver Rachegelüste, Selbstjustiz und Kavaliersdelikt-denke.

Insgesamt sind 3-5% aller Belege betrügerisch , was wohl in Summe ca. 600 EUR pro Mitarbeiter ausmacht - für 600 EUR die Festanstellung zu riskieren und ein potenzielles Verfahren zu riskieren, klingt nach leicht unausgewogener Cost-Risk Balance.

Auch spannend, in Deutschland und der Schweiz scheint die Hälfte der Belegschaft Spesenbetrug "ok" zu finden. Oh, tu felix Austria...

🔍 Wie gehen Spesenbetrüger vor?

• Aus "Privat" wird "Dienstlich": private Reisen, Restaurantbesuche einfach in die dienstliche Spesenabrechnung untermischen. Ein falscher Beleg ist ja kein gefälschter Beleg > Augen auf bei der Spesenüberprüfung und Plausibilisierung durch Manager / Reisekostenprüfstelle

• Überhöhte Belege - Ausgabe wurde tatsächlich getätigt, aber es wird "aufgerundet", also handschriftliche Ergänzungen und Manipulationen auf Belegen.

• Gefälschte Belege - Ausgabe wurde nie getätigt, rein fiktive Ausgabe

• Doppelte Beleg-Abrechnung: der "Wander-Beleg", mehr als ein Mitarbeiter rechnen denselben Beleg ab.

Spannend wäre das Volumen des gesamtwirtschaftlichen Schadens, z.B. ein-und-derselbe Beleg wird bei allen DAX-40 Unternehmen - oder wäre das Wertschöpfung...?!

🔍 Was kann ich dagegen tun?

• Digitales Spesenmanagement: nur mit digitalen Prozessen und teil-automatisierten Prozessen war es eh bislang möglich, Spesen effizient abzuarbeiten. Das ist auch die Baseline für alles was darauf aufbaut. Regelbasiert Workflows können Zusatzabfragen und -validierungen starten und Spesen an die entsprechenden Genehmiger weiterleiten.

• Belegprüfung & 4-Augenprinzip: Belegprüfung und -verplausibilisierung, nicht nur durch den direkten Vorgesetzten sondern auch durch SSC oder andere prüfende Organisationen. Gepaart mit klassischem Benchmark und durchschnittlichen Spesenwerten pro Abteilung / Headcount / Rolle, lassen sich Ausreisser erkennen.

• KI-Tooling für Dubletten und Doppelabrechnungserkennung: KI-basierte Lösungen können schon heute bei der Identifizierung von Dubletten helfen

🔍 Wie passt KI da jetzt rein?

Wie so oft, werden die "Black Hats" einen Vorsprung vor den "White Hats" haben. Heisst, Betrüger haben kurzfristig einen technologischen Vorsprung. Nicht jedes Spesen-Tool wird eine KI-Detection Logik haben - Sprecht's mit eurem Hoflieferanten!

Heisst, klar wird jemand jetzt anfangen gefinkelte Belege einzureichen. Wenn dann aber in ein paar Monaten rückblickende Analysen durchgeführt werden, fliegen solche Betrügereien auf.

(Wir warten schon auf die Business Insider Schlagzeilen zu den Themen...)

🔍 Welche Maßnahmen kann ich ergreifen?

• Sprecht's mit eurem aktuellen Spesentool-Provider!

• Ihr habt noch keinen? Zeit sich wen ranzuholen, entweder als Point-Solution (Anbieter gibt's wie Sand am Meer) oder als Teil einer Finance-Platform. Erste Point-Solutions, wie z.B. AppZen, springen natürlich schon auf den fahrenden Zug drauf

• Awareness bei direkten Vorgesetzten schaffen! Motto: Wehret den Anfängen und Holzauge sei wachsam!

Fazit

Ja, es ist einfacher Spesen zu manipulieren ODER komplett gefälschte Spesen zu erstellen. Das wird bestehendes betrügerisches Verhalten unterstützen. Ob jetzt jeder anfängt für ein paar Groschen seine Festanstellung zu riskieren, ist bei der aktuellen wirtschaftlichen Frage fraglich.

EQT & WTS - und was Warlords damit zu tun haben?!

Die Wirtschafts-News der Woche (abgesehen aller Entwicklung auf anderen Kontinenten) ist natürlich der EQT Einstieg bei WTS.

EQT ist einer der großen Private Equity Player – und WTS eine etablierte Steuerberatung - good to know: WTS bietet reine Steuerberatung und keine Abschlussprüfung an, Ergebnis: 90+% der DAX Firmen werden von WTS beraten (Quelle: WTS).

🔍 Was steckt dahinter?

Der Deal zeigt: Steuerberatung wird plötzlich zur Investment-Story. Ein Markt, der lange Zeit stabil (bis auf die üblichen Team- & Partnerwechsel), aber auch schwer skalierbar war, wird auf einmal interessant für PE.

Warum?

• Fragmentierung des Marktes: Mit dem zusätzlichen Kapital von EQT soll WTS auf Einkauftour, vor allem im internationalen Bereich gehen - Genug zum Kaufen gibt es, doch wie kann die Truppe zusammengehalten werden?

• Digitalisierungspotenziale (Stichwort KI, Automatisierung) - wie alle Knowledge-Worker / White Collar Rollen wird Steuerberatung stark von KI verändert und angereichert, ermöglicht Skalierungseffekte

• Und die Hoffnung auf einen Exit à la Konsolidierung oder IPO (?!) Anmerkung: das aktuelle IPO-Umfeld sieht eher mau aus, siehe Klarna...

Das bedeutet:

• Entscheidungen werden nicht top-down gefällt, sondern müssen durch zig Abstimmungen, Überzeugungen und politisches Taktieren.

• Das kann neue Ideen, Investitionen oder Transformationen massiv verlangsamen oder verhindern.

Der Einstieg eines externen Kapitalgeber bedeutet natürlich, dass bestehende Partner "verwässert" werden, und ein "neuer, starker" Player mit am Tisch sitzt (wir kennen natürlich nicht die Einzeleinheiten der Transaktion, aber soweit erstmal unsere Phantasie) - eine spannende Dynamik unter den Partner / Eigentümern / Warlords!

EQTs Einstieg ist eine neue Entwicklung was Wachstumsdynamik am deutschen Steuerberatungsmarkt angeht. Das könnte eine neue Dynamik auslösen – besonders bei den Big Four, wo Entscheidungsprozesse oft nicht gerade blitzschnell laufen.Wenn Kapital, Technologie und Entscheidungsfreude zusammenkommen, kann das im konservativen Steuerberatungsmarkt durchaus für Bewegung sorgen.